L’intelligenza artificiale è diventata uno strumento sempre più prezioso in numerosi settori, e il mondo legale non fa eccezione. L’AI legale è particolarmente utile per processi ripetitivi, come la gestione dei documenti, e sta rivoluzionando il modo in cui gli avvocati e i professionisti forensi operano quotidianamente.

Grazie a questi strumenti il rapporto tra la gestione dei documenti e l’AI è diventato sempre più stretto, permettendo la catalogazione e l’archiviazione di documenti legali, agevolando notevolmente la ricerca e la classificazione delle informazioni, riducendo così il tempo impiegato in queste mansioni e di conseguenza anche il margine di errore umano, così da aumentare l’efficienza dello studio.

A cosa serve l’AI legale nella gestione dei documenti?

La gestione documentale automatizzata è una delle applicazioni più rilevanti dell’AI legale. Con migliaia di documenti che vengono generati ogni anno negli studi legali, la necessità di organizzare, archiviare e recuperare queste informazioni in modo rapido ed efficiente è di fondamentale importanza. L’AI permette di analizzare grandi volumi di dati, estrarre informazioni chiave, organizzarle in modo coerente e facilitarne l’accesso. Questi sistemi avanzati non solo classificano i documenti, ma sono anche in grado di estrarre i dati rilevanti come nomi, date, fatti principali e informazioni legali specifiche, semplificando l’analisi dei casi e delle relative pratiche giuridiche.

Uno dei principali obiettivi dell’IA legale, per quanto riguarda la gestione dei documenti, è dunque quello di ridurre il tempo dedicato alla gestione amministrativa, consentendo ai professionisti di concentrarsi sulle attività con più valore, come l’elaborazione di strategie legali o la consulenza diretta ai propri assistiti.

Inoltre, l’automazione documentale garantisce un maggiore controllo e sicurezza dei dati, poiché permette di limitare l’accesso ai soli autorizzati e di tracciare tutte le modifiche e gli accessi ai documenti.

Come può essere utile per un avvocato?

Per un avvocato, l’AI legale rappresenta un supporto prezioso per diverse ragioni. Prima di tutto, la sua velocità e precisione permettono di risparmiare tempo, riducendo le ore necessarie per cercare e organizzare i documenti e migliorando l’accuratezza nella gestione delle informazioni. Ad esempio, quando un avvocato ha bisogno di consultare casi precedenti per trovare precedenti giuridici, l’AI può scandagliare rapidamente i documenti archiviati e restituire solo i risultati pertinenti, risparmiando ore di lavoro manuale.

Inoltre, l’AI può supportare l’analisi di contratti e documenti legali, aiutando gli avvocati a identificare clausole particolari, incongruenze o ambiguità che potrebbero altrimenti passare inosservate. L’AI può anche inviare alcuni avvisi in caso di scadenze imminenti o attività che richiedono attenzione, come le revisioni contrattuali o la scadenza di documenti importanti. In sostanza, l’IA legale per la gestione automatizzata dei documenti rappresenta uno strumento per migliorare la produttività e la precisione del lavoro, aumentando la qualità del servizio legale offerto ai clienti.

Piattaforme per la gestione documentale automatizzata

Esistono diverse piattaforme che offrono soluzioni di gestione documentale automatizzata per il settore legale. Tra le più note si trovano:

• NetLex: gestionale italiano specifico per studi legali, orientato sia alla gestione documentale che alla gestione dei casi. Permette di organizzare e archiviare i documenti, gestire scadenze, calendari e processi legali. Inoltre consente una facile gestione delle pratiche, con particolare attenzione alla privacy e alla protezione dei dati.
• TeamSystem Legal: è un software molto diffuso in Italia, che fornisce soluzioni per la gestione dei documenti. Offre gestione di pratiche, fatturazione e archiviazione documentale.
• Nekte Legal: è pensato proprio per l’automazione della gestione documentale negli studi legali. Offre strumenti per l’organizzazione, archiviazione e gestione elettronica dei documenti legali, facilitando il lavoro di ricerca e condivisione interna tra professionisti.
• Aruba e Siav: Aruba Spa, in collaborazione con Siav, offre una piattaforma di gestione documentale in cloud e con validità legale, particolarmente adatta per gli studi legali. La soluzione, sviluppata appositamente per rispondere a esigenze di aziende e professionisti e include funzionalità avanzate come archiviazione conforme alle normative.

Ogni piattaforma offre una gamma di funzionalità diverse, quindi la scelta della soluzione più adatta dipende dalle specifiche esigenze dello studio legale.

L’AI legale va bene per tutto?

È necessario specificare che un’automazione non può sostituire un professionista serio, tuttavia dobbiamo sempre chiederci se effettivamente l’IA possa dare un valore aggiunto alla nostra attività.

Quindi, come determinare quando l’automazione è la strada giusta? Per rispondere a questa domanda bisogna porsi alcune domande essenziali:

• Il processo è manuale e ripetitivo?
• Quanto tempo richiede questa attività?
• È un’attività fatturabile?
• Quanto tempo e/o denaro potresti risparmiare utilizzando strumenti di AI legale per un’automazione totale o parziale?
• Quanto spesso incontri imprevisti nello svolgimento di quest’attività?
• Stai già utilizzando modelli per semplificare il processo?
• Hai gli strumenti (sia in ambito tecnico che in ambito di conoscenze) giusti per automatizzare il processo?

Queste sono le domande principali che devi porti prima di procedere in modo avventato verso un mondo che nasconde mille sfaccettature, le quali però devono essere considerate.

Come utilizzare l’AI legale?

Per adottare con successo una soluzione di AI legale per la gestione documentale, è necessario che gli studi legali e le aziende rispettino alcuni requisiti essenziali. In primo luogo, è fondamentale che la struttura possieda una solida base tecnologica, come una connessione internet affidabile, computer moderni e un sistema di archiviazione elettronica già attivo. Molte piattaforme AI richiedono integrazioni con sistemi già esistenti, pertanto un’infrastruttura tecnologica aggiornata è indispensabile per garantire l’efficienza e la massima sicurezza.

Inoltre, è essenziale che il personale sia formato e aggiornato riguardo alle funzionalità dell’AI e alla gestione della sicurezza informatica. La gestione documentale richiede competenze tecniche non solo per l’utilizzo delle piattaforme, ma anche per garantire la conformità con le normative sulla privacy e la sicurezza dei dati. Questo implica la necessità di investire in corsi di formazione e in una supervisione costante, affinché l’intera organizzazione sia consapevole dei rischi e delle opportunità legate all’uso dell’AI.

Infine, è importante scegliere una soluzione di AI che sia conforme alle leggi locali e internazionali in materia di protezione dei dati, come il GDPR. I sistemi di intelligenza artificiale possono elaborare e archiviare una grande quantità di informazioni sensibili, e una soluzione che non garantisca il rispetto delle normative potrebbe comportare sanzioni e danni alla reputazione per lo studio legale.

Conclusioni generali

L’intelligenza artificiale sta rivoluzionando il settore legale, in particolare attraverso l’automazione della gestione documentale. L’AI permette agli avvocati di risparmiare tempo e ridurre gli errori, offrendo un valido supporto in attività di ricerca e revisione documentale. Le piattaforme offrono soluzioni specifiche per il settore, ciascuna con funzionalità che permettono di migliorare la produttività e la qualità del servizio.

Inoltre è importante ricordarsi che l’AI legale può avere tantissimi ambiti di applicazione e non si limita solo alla gestione dei documenti. Ad esempio nel nostro articolo IA legale per avvocati: la guida completa al prompting, puoi scoprire altre funzionalità importanti su come sfruttare questi strumenti e quanto la formazione sia doverosa.