Fatturazione Elettronica, Guida

Oggigiorno sentiamo costantemente parlare, all’interno del contesto aziendale, di fatturazione elettronica. Termine con il quale si vuole indicare il processo con cui si gestisce l’emissione, l’invio, la tenuta e la conservazione sostitutiva delle fatture. Per tutti (compresi i forfettari) questo meccanismo è diventato obbligatorio dal 1° Gennaio 2024.

Come funziona la fatturazione elettronica?

Il processo della fatturazione elettronica è principalmente regolato dal Sistema di Interscambio, noto con l’acronimo SdI. Questo sistema informatico è gestito dall’Agenzia delle Entrate e consente di ricevere le fatture elettroniche, eseguire i relativi controlli e inoltrarle al rispettivo destinatario.

Una volta ricevuta la fattura, lo SdI fa una serie di controlli formali sui file ricevuti: verifica che il formato sia corretto e che siano presenti tutti i dati richiesti. In caso in cui ci fossero degli errori, manda una notifica di scarto al mittente, per permettere la correzione degli errori o delle lacune e il successivo rinvio, se invece tutto è corretto inoltra la fattura al destinatario. In conclusione invia un messaggio di notifica sull’avvenuto recapito.

Se una fattura elettronica non passa attraverso lo SdI, o viene scartata da quest’ultimo, si considera non emessa, e ciò vuol dire che fiscalmente non è mai stata creata. Per effettuare queste verifiche il Sistema ha tempo al massimo 5 giorni.

Se la fattura è stata emessa correttamente, il Sistema di Interscambio provvede ad inserirla sul portale Fatture e Corrispettivi, ovverosia un’area web riservata, accessibile ai soli titolari di partita Iva. Le fatture, insieme ad ulteriori dati anagrafici ed atti, vengono conservate all’interno del proprio Cassetto Fiscale per 10 anni, come previsto dall’art.2220 c.c.. Si ricorda, però, che la procedura per la conservazione, da parte dell’Agenzia delle Entrate, delle fatture elettroniche emesse è da attivare nella propria area riservata (per info clicca qui).

Perchè è importante?

Questo meccanismo permette di:

• Eliminare il consumo di carta, almeno in teoria, e quindi ridurre l’impatto ambientale.
• Automatizzare il processo nel corso del ricevimento delle fatture, con conseguente possibilità di ridurre i tempi per le aziende, i quali invece risulterebbero necessariamente più lunghi.
• Stabilire una maggior sicurezza, infatti l’invio delle fatture avviene solitamente tramite specifiche procedure. Inoltre l’introduzione della firma elettronica e digitale ha permesso di garantire l’autenticità delle fatture stesse, tant’è che risulta essere obbligatoria per la pubblica amministrazione sia per quanto riguarda l’emissione delle fatture, sia per la loro conservazione sostitutiva. Invece, per i privati, la firma elettronica risulta obbligatoria solo per quest’ultima fase, ma nella prassi anch’essi preferiscono emettere le fatture già firmate. Questo poichè permette di garantire l’autenticità e la non alterazione in un periodo di tempo, data la presenza della marca temporale. Per marca temporale si intende la procedura mediante la quale si assegna ad un documento digitale un riferimento di data ed ora certo. Di conseguenza la si rende opponibile a terzi.

Software di supporto alla fatturazione elettronica

Esistono numerosi software in grado di svolgere dei controlli preliminari sulle fatture elettroniche. Si tratta principalmente di controlli formali che, una volta terminati, consentono di passare al livello successivo, ovvero il controllo da parte dello SdI.

Perché utilizzare dei software se l’Agenzia delle Entrate già provvede a questo meccanismo? Il Sistema di Interscambio è vero che fa un controllo, sia di forma che di contenuto, ma necessita che tutti i campi debbano essere inseriti manualmente per ciascuna fattura. Invece la presenza di software adeguati, che sono degli intermediari tra il soggetto emittente e lo SdI, fa sì che questi meccanismi siano del tutto automatizzati nell’ inviare le fatture, una volta compilate adeguatamente, direttamente al Sistema di Interscambio.

Scritto da: Giulia Cellai