Sei sicuro che tutti i tuoi dati aziendali siano necessari o stai semplicemente accumulando rischi? Hai una data retention policy adeguata?

Una “data retention policy” (politica di conservazione dei dati) ben strutturata è essenziale. Non solo aiuta a mantenere l’organizzazione conforme alle normative internazionali come il GDPR, ma protegge anche l’azienda da rischi inutili legati alla conservazione eccessiva di informazioni sensibili. Implementando con cura questo aspetto, la tua azienda non solo proteggerà le informazioni sensibili ma otterrà anche un vantaggio competitivo in termini di conformità e gestione efficiente dei dati.

Introduzione alle Politiche di Data Retention

Cos’è una politica di data retention? Una politica di retention dei dati è un insieme di linee guida che stabiliscono per quanto tempo un’organizzazione conserva i dati personali e aziendali, e come li gestisce durante il loro ciclo di vita. Questa politica è fondamentale per assicurare che l’azienda rispetti le normative legali e riduca i rischi associati alla conservazione eccessiva di tali dati.

Perché è importante? Migliorare la data retention policy della propria azienda può aiutare a:

• Garantire la conformità alle normative sulla protezione dei dati (es. GDPR).
• Minimizzare i rischi di sicurezza legati alla conservazione di dati, spesso non necessari.
• Migliorare l’efficienza operativa e la gestione delle informazioni.
• Ridurre i costi di archiviazione e manutenzione che queste grandi quantità di dati richiedono.

Valutazione Iniziale dei Dati

Per iniziare, è essenziale condurre un audit completo dei dati per identificare quali tipi di dati vengono raccolti, dove sono conservati, e chi ha accesso ad essi. Questo audit dovrebbe includere:

• Dati personali dei clienti.
• Dati dei dipendenti.
• Documenti legali e contrattuali.
• Comunicazioni interne ed esterne.

Dopo la valutazione, è utile classificare i dati in base alla loro sensibilità ed importanza. Le categorie di questi possono includere:

• Dati altamente sensibili (es. informazioni finanziarie, dati sanitari).
• Dati moderatamente sensibili (es. email aziendali).
• Dati a bassa sensibilità (es. documenti di marketing).

Creazione della Data Retention Policy

Il modello dovrebbe includere:

• Obiettivi della politica.
• Ambito di applicazione.
• Definizioni chiave (es. dati personali, retention).
• Responsabilità e ruoli (definire chiaramente le responsabilità ed i ruoli di tutti coloro che sono coinvolti nella gestione e nell’implementazione della politica di conservazione dei dati).
• Titolo e scopo della politica (lo scopo dovrebbe spiegare perché la politica è stata creata e quali sono gli obiettivi generali).
• Elenco dei tipi di dati e dei loro relativi periodi di conservazione (per una maggiore precisione descrivere i criteri utilizzati per determinare i periodi di conservazione, come i requisiti legali, le necessità operative e il valore storico dei dati).

Implementazione della Policy

La formazione del personale: È doveroso assicurarsi che tutti i dipendenti siano consapevoli delle nuove politiche e delle loro “nuove” responsabilità. Questo può essere fatto utilizzando vari approcci, come:

• Sessioni di formazione.
• Materiali informativi.
• Aggiornamenti con cadenza regolare.

Strumenti e Tecnologie di Supporto

Utilizza strumenti software che aiutino a gestire e ad automatizzare la cancellazione progressiva dei dati allo scadere del periodo di conservazione, per esempio attraverso:

• Sistemi di gestione dei documenti.
• Soluzioni di archiviazione automatizzata.
• Software di compliance.

Backup e archiviazione sicura: Implementa tecniche e strumenti per garantire che i dati siano conservati in maniera sicura, come:

• Backup regolari.
• Crittografia dei dati.
• Archiviazione su un cloud adeguato.

Conformità Legale

Le normative rilevanti: Assicurati che la tua data retention policy sia conforme alle normative vigenti sulla protezione dei dati (es. GDPR) per non incorrere in sanzioni. Inoltre, conduci verifiche con regolarità per accertarti che la policy sia stata correttamente aggiornata.

Metodi di Eliminazione dei Dati

Stabilisci metodi sicuri e comprovati per l’eliminazione dei dati che abbiano superato il periodo stabilito di conservazione. Alcune di queste modalità possono essere:

• Cancellazione sicura dei file.
• Distruzione fisica dei supporti.
• Sovrascrittura dei dati.

Non dimenticare di registrare tutte le eliminazioni di dati per garantirne tracciabilità, conformità e trasparenza.

Conclusione

Ricollegandoci alla domanda posta all’inizio della guida, essere fedeli alla propria politica di data retention è fondamentale per minimizzare i rischi associati alla gestione delle informazioni aziendali. Una politica ben implementata infatti, non solo assicura la conformità con le normative legali e di settore, ma protegge anche l’azienda da potenziali violazioni della sicurezza dei dati. Riducendo la quantità di dati conservati al minimo indispensabile, si limita così l’esposizione a perdite o furti di informazioni sensibili, mitigando frattanto il rischio di danni reputazionali e sanzioni legali.